La trasformazione Digital di Optima

Ridurre l’effort del team Gestione degli Incassi, riducendo il lavoro manuale e riposizionando il focus sulle attività a valore aggiunto: questi gli obiettivi che Optima ha espresso al team Piteco, da diversi anni partners di Optima per la gestione della Tesoreria operativa.

La riconciliazione manuale degli incassi operata dal team Gestione Incassi di Optima portava con sé una serie di problematiche: il dispendio di tempo destinato alle attività manuali; il rallentamento dello svolgimento delle attività amministrative ordinarie; l’alta probabilità di errore umano e l’impossibilità di disporre di un aggiornamento real-time degli incassi.

Oltre alla diversificazione dei canali e dei metodi di incasso – bonifici, bollettini postali, carte di credito, SDD – la complessità del processo di riconciliazione degli incassi di Optima era determinata dall’articolata operatività legata alla riconciliazione degli incassi facenti capo – a fronte dei diversi servizi Telco e Utility erogati al cliente – a un’unica fattura.

La sfida da vincere? Aumentare significativamente l’automazione delle attività di riconciliazione degli oltre 1.000 movimenti di incassi giornalieri, riducendo l’attività manuale necessaria per il matching dei 400 record relativi ai bonifici che quotidianamente impegnavano il team Gestione Incassi, appesantendo l’attività di 5 risorse.

L’innovazione e l’offerta ai propri clienti di servizi ad alto valore aggiunto sono da sempre gli obiettivi di Optima, così come l’efficientamento dei processi, la loro ottimizzazione facendo leva sul Digital, sfruttandone appieno le potenzialità sono alla base della scelta di Vincenzo De Biase, Responsabile Credit e Collection di Optima, e di Felice Cosentino, Responsabile Incassi e canali di pagamento di Optima, di affidarsi a Piteco IDM per l’automazione delle attività di riconciliazione degli incassi.

Per offrire un servizio di maggior qualità ai nostri clienti abbiamo puntato ad aumentare l’efficienza dei processi: la scelta di IDM è stata vincente perché ci ha permesso di ridurre effort operativo , favorendo una riallocazione su attività di tesoreria a maggior valore quali monitoraggio e pianificazione. Vincenzo De Biase, Responsabile Credit e Collection di Optima

Già in fase di download dei dati dai sistemi source – il tool di Tesoreria Piteco EVO e l’ERP SAP – Piteco IDM svolge un’elaborata attività di Semantic Data Analysis sui campi testuali dei documenti di pagamento, finalizzata al riconoscimento del soggetto pagante, facilitando poi la successiva applicazione di algoritmi di Machine Learning che hanno come risultato la proposta automatica di abbinamento degli incassi bancari con le fatture e/o bollette dei servizi integrati Optima.

Il riconoscimento automatico del cliente, operato da IDM, attraverso la ricerca di una chiave univoca come ad esempio l’ID del bollettino ci consente oggi di ridurre al minimo gli errori di imputazione e di conseguenza aumentare la corretta gestione dei flussi di riconciliazione fatture-servizi erogati dall’azienda. In un mercato sempre più competitivo, caratterizzato da cambiamenti continui, che ha raggiunto il culmine dell’imprevisto durante il lockdown in Italia e nel mondo, i mesi di incertezza quando la pandemia imperversava e le PMI sono state ridotte in ginocchio dalla crisi globale, è cresciuta in noi l’attenzione all’automazione. L’obiettivo è far evolvere tutti i processi aziendali rispetto alle esigenze imposte dall’era digitale, dove velocità d’esecuzione ed efficienza rivestono ruoli fondamentali. Puntiamo sull’uso della tecnologia per migliorare radicalmente il rendimento della nostra azienda, un modo di pensare diverso, nuovi modelli di business ed un maggiore utilizzo delle risorse per migliorare l’esperienza dei nostri dipendenti, clienti, fornitori, partner e di tutte le parti interessate dell’azienda. Felice Cosentino, Responsabile Incassi e canali di pagamento di Optima

Piteco IDM risponde alle esigenze peculiari di ogni organizzazione e divisione aziendale grazie alla profonda flessibilità del sistema che rende possibile un’ampia copertura funzionale e il completo allineamento con i processi aziendali.

Anche nello svolgimento delle attività di riconciliazione semi-automatica degli incassi più difficili da gestire – incassi da rimborsare e anticipi ricevuti dai clienti – IDM ha messo a disposizione del team Optima funzionalità di marker per la categorizzazione degli incassi da riconciliare, rendendo la gestione delle eccezioni più efficiente e user friendly.

La piattaforma IDM ha un’integrazione e un dialogo privilegiati con Piteco Evo: ciò consente di gestire i processi legati al Data Matching e alla Cash Collection in modo efficiente, integrato e di fornire risposte simultanee e organiche alle divisioni Treasury e Credit.

In un settore fortemente evoluto come quello delle utilities, l’integrazione dati tra i vari sistemi deve essere immediatamente fruibile per centralizzare e governare al meglio i flussi di cassa, soprattutto a livello previsionale.